§ 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 
105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 
120 121 122 123 124 125 126 127 

 

Рассмотрим некоторые способы совершенствования информа­ционного обмена в организации.

Регулирование информационных потоков. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны сво­их информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить ми­нимум и максимум в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки резуль­татов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого дей­ствия в направлении совершенствования информационного обме­на. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегий» целей и назначений, необходимых для более эффективной реализа­ции намеченного, контроль за ходом работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля —вот дополнительные дей­ствия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи. Обратная связь составляет часть конт­рольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения опреде­ленных вопросов. Любой руководитель преодолевает разрыв между собой и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там.

Вопросы работников - еще один вариант системы обратной связи.  Их можно проводить для получения информации от руководителей и рабочих по различным вопросам: четкого доведения до них шли деятельности; с какими потенциальными и реальными проектами они сталкиваются или могут сталкиваться; получают ли точную и своевременную информацию, необходимую для работы открыт ли их руководитель для предложений; информировали о грядущих переменах, которые отразятся на их работе, и

Системы сбора  предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в виде анонимных предложений которые работники опускают в специальные ящики. К сожалению этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

 Систему сбора информации можно создать путем развертывания частичной телефонной сети, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам   либо печатаются в информационном бюллетене. В некоторых организациях создаются группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления на темы охраны здоровья работников, нового контракта нового вида продукции или услуг, которые намечено предло­жить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца» ответы руководства на вопросы рядовых работников. Печатные  материалы могут дополняться видеолентами о работе организации.      Современная информационная технология. Последние достиже­ния в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Компь­ютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители вспомогательный персонал и рабочие рассылают и  получают Электронная почта дает возможность направлять пись­менные сообщения любому человеку в организации. Это должно

уменьшить поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящими­ся в разных конторах, городах, областях и даже странах.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие вы знаете элементы коммуникационного процесса?

2. Что представляет собой модель обмена информацией?

3. Назовите этапы коммуникационного процесса.

4. Какие существуют виды коммуникаций?

5. Что может послужить преградой в организационных и межличностных ком­муникациях?

6. Каковы пути совершенствования коммуникаций в организациях?