Глава 1. Общая концепция системы
Позиционирование
Конфигурация «Управление производственным предприятием 8.0» является комплексным решением, отвечающим основным требованиям к управлению и учету на производственном пред-приятии. Решение позволяет организовать единую информацион-ную систему для управления деятельностью предприятия и учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия по корпора-тивным, российским и международным стандартам
Для предприятий холдинговой структуры ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг. Управленческий учет ведется по данным, зафиксированным в документах, но при этом полностью независим от способов и са-мого факта ведения регламентированного учета. Факт соверше-ния операций вводится единожды и получает в дальнейшем от-ражение в управленческом и регламентированном учетах
Таким образом, конфигурация «Управление производственным предприятием 8.0» предоставляет:
руководству предприятия и управленцам, отвечающим за раз-
витие бизнеса — возможности для анализа, планирования и
гибкого управления ресурсами компании для повышения ее
конкурентоспособности;
руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам,
непосредственно занимающимся производственной, сбытовой,
снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процес-
са производства — инструменты, позволяющие повысить эф-
фективность ежедневной работы по своим направлениям;
работникам учетных служб предприятия - средства для авто-
матизированного ведения учета в полном соответствии с тре-
бованиями законодательства и корпоративными стандартами
предприятия.
Виды учета
Методология системы определяет категории учета, для которых разработаны механизмы автоматизации в конфигурации:
управленческий учет и планирование;
регламентированный учет;
учет по МСФО.
Управленческий учет и планирование строится по правилам, разработанным внутри предприятия, и служат для получения данных необходимых для управления бизнес процессами на пред-приятии. Управленческий учет - это фактически система инфор-мационной поддержки управления. Он отличается от регламентарованного учета, прежде всего тем, что его данные в большей сте-пени предназначены для внутреннего использования. Его основ-ная цель - помочь руководителю принимать правильные реше-ния, поэтому отчеты, составленные для целей управленческого учета, должны быть как можно более полными.
Пользователями управленческой отчетности при определенных условиях могут быть и внешние заинтересованные стороны: парт-неры по бизнесу, инвесторы.
Важно заметить, что для предприятий холдинговой структуры в конфигурации ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг. Т.е. предприятие выступает в качестве цельного образования для задач управления.
При разработке управленческого учета в конфигурации был ис-пользован опыт автоматизации российских предприятий, а также учтены основные мировые стандарты, течения и методики управ-ления предприятиями.
Принципы ведения регламентированного учета во многом оп-ределяются внешними законами. К регламентированному учету можно отнести налоговый, бухгалтерский учет. Правила ведения такого учета, требования к структуре данных, требования к пра-вилам формирования отчетности; требования к содержанию и формату отчетности общие для всех предприятий. Правила веде-ния учета фиксируются учетной политикой предприятия. Для регламентированных видов учета характерно требование предос-тавлять внешнюю отчетность в контролирующие органы, сфор-мированную определенным образом. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предпри-ятие. Данные регламентированного учета строятся на основе имеющейся в компании и документально подтвержденной ин-формации, т.е. тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета. Таким образом, в компании осуще-ствляется двойной контроль над первичной документацией.
Требования к отчетности по МСФО также регламентированы: регламентированы принципы ведения учета, принципы получения данных для отчетности, содержание отчетности. При этом формат предоставления каждого отчета с учетом общих правил построе-ния определяется организацией самостоятельно, формат, например, может быть определен для предприятия его материнской компанией. Отчетность по МСФО строится как для каждой орга-низации, входящей в предприятие, так и консолидированная по предприятию в целом.
Требования к оперативности учета
В системе все механизмы автоматизации условно можно разде-лить на два больших класса:
механизмы для поддержания операционной деятельности
предприятия;
механизмы для ведения неоперативного учета.
В оперативный блок выделены все механизмы, составляющие операционную деятельность предприятия. С этой точки зрения по каждой хозяйственной операции фиксируются только те данные, которые известны по ней на момент ее появления, т.е. оператив-ные данные. Такие данные регистрируются в системе первичными учетными документами. Иногда операции в оперативном блоке могут не иметь документального подтверждения, т.е. не иметь бумажного варианта документа-основания. Например, в системе можно учитывать поставки товаров только в количественном вы-ражении с оформлением складских приходных ордеров, анализи-ровать остаток денежных средств с учетом неподтвержденных поступлений и неподтвержденных расходов средств.
Требование к оперативности диктуется со стороны всех видов учета. Например, в режиме реального времени в налоговом учете необходимо учитывать товары в разрезе ГТД, в бухгалтерском учете оперативно видеть данные по задолженности, остатки и обороты по денежным средствам, в управленческом учете видеть актуальное состояние взаиморасчетов, остатков материальных ценностей на складах, в бюджетировании оперативно контроли-ровать исполнение бюджетов. Поэтому в каждом виде учета мож-но выделить участки, принадлежащие к операционной деятельно-сти.
Помимо требований оперативного учета данных, к блоку операционной деятельности предъявляются требования оперативного контроля. При записи таких операций анализируется коррект-ность данных регистрируемых в первичных учетных документах, правильность ее оформления. Например, при регистрации опера-ций расходования наличных средств из кассы организации систе-мой оперативно анализируется возможность превышения суммой наличных средств имеющегося в кассе остатка, при формирова-нии заявки на расходование денежных средств анализируется со-ответствие данных операции параметрам контроля, установлен-ным в подсистеме бюджетирования.
Дальше каждая хозяйственная операция может получить свое отражение в неоперативном управленческом, бухгалтерском, на-логовом учете. Это могут быть операции, регистрация которых не критична по времени или операции уточняющие информацию из оперативного блока. В них уже невозможна отмена или измене-ние исходных данных, возможно только указание способа ее ин-терпретации в учете. Таким образом, для неоперативного учета могут использоваться как данные оперативного блока, так и дан-ные самих первичных учетных документов. Организация такого документооборота позволяет единожды вводить информацию о факте свершения хозяйственной операции, а затем только допол-нять ее информацией, характерной для каждого вида учета.
Помимо этого в каждом виде учета можно регистрировать пер-вичные документы, которые не отражаются в оперативном блоке. Как правило, это относится к операциям, которые уточняют дета-лизацию по какому-либо учету. Данные таких документов не тре-буют оперативного контроля, не влияют на оперативное принятие решений. Например, отдельным первичным документом можно зафиксировать распределение уже понесенных затрат на выпу-щенную продукцию для задач расчета себестоимости.
Все документы, которые фиксируют данные по хозяйственной операции, делятся на две категории. Большая часть документов содержит информацию о хозяйственной операции достаточную для отражения этой операции и в управленческом, и в регламен-тированном учете. В форме документов можно установить при-знак необходимости проведения хозяйственной операции по ви-дам учетов. В случае, если хозяйственная операция, зафиксиро-ванная документом, должна отражаться по нескольким видам учета, ответственные за свои направления работ по каждому виду учета могут:
последовательно заполнять данные в одном документе, уста-
новив у него признак принадлежности и к управленческому и
к регламентированному учету;
ввести один документ с признаком принадлежности только к
управленческому учету, а затем ввести либо дополнительно,
либо на его основании документ с признаком принадлежности
только к регламентированному учету.
Помимо документов, в которых возможны варианты отнесения их к разным видам учета, в системе есть ряд документов, которые фиксируют хозяйственные операции только по одному заданному виду учета.
Механизмы конфигурации, используемые для каждого вида учета
Управленческий учет и планирование
Для управленческого учета в системе разработан ряд регистров с необходимым уровнем детализации для хранения и анализа управленческой информации. Система управленческих регистров предназначена, в основном, для ведения корпоративного управ-ленческого учета, используется для получения достоверной кар-тины бизнеса.
Требования к управленческому учету в большей степени опреде-ляются самим предприятием и могут безболезненно меняться, не затрагивая механизмы для ведения бухгалтерского учета, налогового, МСФО. Для управленческого учета не требуется ведение внешней отчетности, основные пользователи управленческой ин-формации - это работники самого предприятия. Управленческий учет может вестись в корпоративной валюте, отличающейся от валюты регламентированного учета.
Система планирования также определяется корпоративными стандартами предприятия. Системы планирования и управленче-ского учета сильно взаимосвязаны, так как только вместе они по-зволяют предоставить хороший механизм для управления, пре-доставить данные план-фактного и факторного анализа для выра-ботки корректирующих воздействий.
Бухгалтерский и налоговый учет (общие механизмы)
Задачи бухгалтерского учета в конфигурации:
Предоставление данных для автоматического формирования
бухгалтерской отчетности;
Ведение учета с соблюдением требований положений по бух-
галтерскому учету;
Отражение в учете хозяйственных операций в соответствии с
Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций и Инструкции по его применению.
Задачи налогового учета (по налогу на прибыль) в конфигурации:
Автоматическое заполнение Декларации по налогу на прибыль
организаций;
Ведение аналитических регистров налогового учета.
При организации бухгалтерского и налогового учета, регламенти-рованного законодательством и положениями по бухгалтерскому учету, были учтены и реализованы следующие требования:
Независимость данных управленческого, бухгалтерского и на-
логового учета;
Сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и
налогового учета;
• Совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их рас-хождения.
Бухгалтерский и налоговый учет ведутся в конфигурации незави-симо друг от друга. Хозяйственные операции отражаются парал-лельно в бухгалтерском и налоговом учете, вместе с тем сервис-ные средства конфигурации в большинстве случаев избавляют пользователя от необходимости описывать операцию отдельно для каждого вида учета. Исключение составляют случаи, когда каждый из учетов имеет свою специфику ведения или особенно-сти детализации раскрытия информации. Во всех документах, отражающих хозяйственные операции в бухгалтерском и налого-вом учете, предусмотрено, что для целей налогового учета данные могут быть введены и отражены в учете позднее.
Для возможности сопоставления данных бухгалтерского и нало-гового учета методики учета и механизмы хранения информации максимально приближены друг к другу. Основой ведения бухгал-терского и налогового учета являются планы счетов, отдельные для каждого вида учета, но использующие легко сопоставимые счета. Такой подход существенно облегчает выполнение требова-ний ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».
Организация партионного учета обеспечивает независимость спо-собов оценки материально-производственных запасов при списа-нии (FIFO, LIFO, «по средней»). Сами способы оценки являются элементами учетной политики и указываются раздельно для це-лей бухгалтерского и налогового учета.
Механизмы партионного учета и учета производственных затрат реализованы вне плана счетов с помощью отдельных регистров учета. Результаты хозяйственных операций в течение месяца и регламентированных операций по окончанию месяца отражаются в виде проводок, суммы которых определяются по данным пер-вичных документов или этих регистров учета. Такой подход по-зволяет обеспечить расчет любой сложности с учетом специфики каждого из учетов, не теряя при этом сопоставимости данных и не нагружая излишне план счетов.
Учет по стандартам МСФО
Финансовый учет по стандартам МСФО может вестись для от-четности перед иностранными и российскими инвесторами, парт-нерами по бизнесу, финансовыми институтами, к которым пред-приятие обращается за финансированием; может использоваться менеджментом самого предприятия. Учет по стандартам МСФО получается трансляцией данных бухгалтерского учета по некото-рым заранее заданным правилам. Те участки учета, правила веде-ния которых кардинально отличаются в бухгалтерии от принци-пов учета по МСФО, ведутся параллельно для каждого вида уче-та. Это касается в основном учета основных средств, некоторых участков учета товарно-материальных ценностей.
Для учета по МСФО в системе разработан отдельный план сче-тов со структурой, отвечающей требованиям МСФО.
В большинстве случаев учет по МСФО ведется в валюте, совпа-дающей с валютой бухгалтерского учета. Но остается возмож-ность при перекладке задать правила отражения данных бухгал-терского учета в другой валюте.
Важно, что для формирования МСФО не используются напря-мую данные первичных ученых документов. Это позволяет в не-котором смысле гарантировать, что при построении МСФО не были использованы непроверенные данные первичных докумен-тов.
В ряде случаев данных бухгалтерского учета не хватает для по-строения учета по МСФО. Например, данных для учета основных средств. Для этого в специализированных регистрах ведется па-раллельно с бухгалтерским учетом основных средств учет основ-ных средств для целей МСФО.
В случаях, когда в момент построения отчетности по МСФО не хватает каких-либо данных в системе бухгалтерского учета или они еще не выверены, недостающие данные могут быть введены вручную специализированными документами.
Консолидация информации по МСФО производится по следую-щему механизму: для каждой организации (юридического лица) мы получаем данные бухгалтерского учета в заданном согласо-
ванном формате. Причем эти данные могут быть получены как из самой системы, так и быть присланными в виде набора проводок. Далее для каждой организации применяются правила трансляции данных в стандарты МСФО. Отдельным механизмом анализиру-ются полученные данные МСФО для каждой организации, ис-ключаются внутренние обороты и получается консолидированная отчетность по МСФО.
Опционально можно получать данные от организаций не с дан-ными бухгалтерии, а уже приведенные к стандарту МСФО. В системе не используется способ получения отчетности МСФО перекладкой данных из российской отчетности.
Проведение документа по видам учета
В ряде документов конфигурации реализован функционал, по-зволяющий хозяйственную операцию, описанную в документе, отразить по разным видам учета одновременно. Для того чтобы указать, по какому виду учета документ должен быть отражен, в форме документа есть три флажка принадлежности к видам уче-та: управленческому, бухгалтерскому, налоговому. Установка флажка означает, что при проведении документ будет пытаться обработать правила отражения хозяйственной операции в соот-ветствующем виде учета. В том случае, если по какому-либо виду учета, установленному флажком, документ не может быть прове-ден из-за нехватки информации, из-за некорректной информации или по другой причине, то документ вообще не проводится ни по какому виду учета. Если, например, ошибки проведения связаны с отражением документа в бухгалтерском учете, а по управленче-скому учету ошибок нет, то пользователь должен либо ввести корректные данные для бухгалтерского учета, либо снять флажок бухгалтерского вида учета и провести документ только по управ-ленческому учету. Такая система фактически означает, что если документ в итоге проведен, значит, он корректно проведен по тем видам учета, флажки которых установлены в документе.
До закрытия месяца необходимо найти все документы, которые проведены; не имеют включенного флажка принадлежности к регламенти-рованному учету.
В эти документы необходимо ввести корректные данные по рег-ламентированным видам учета и затем перепровести.
Документы, которые должны быть проведены по управленческо-му учету, следует проводить корректно сразу, не осуществляя их проведение поэтапно (сначала по регламентированным видам учета, а потом по управленческим).
Для налогового учета в документе есть отдельный флажок. Его включение возможно только при включенном флажке бухгалтер-ского учета.
Организация нумерации в документах
Для организации сквозной нумерации документов по организа-циям в системе реализован следующий механизм. Для каждой организации указывается префикс, который подставляется в но-мер документа, выписанный на эту организацию. Таким способом по номеру документа можно быстро определить, от какой органи-зации выписан документ. Для документов, принадлежащих толь-ко управленческому учету, префикс в номере документа отсутст-вует, так как управленческий учет в разрезе организаций не ве-дется и, соответственно, организация в документе не будет указа-на. В тех ситуациях, когда документ предварительно был выписан только для управленческого учета, а потом было принято реше-ние отразить документ по бухгалтерскому учету, в номер доку-мента будет подставлен префикс соответствующей организации, по которой документ будет проводиться в бухгалтерском учете.
Для каждого вида документов в организации необходимо вести последовательную нумерацию документов. В этой связи при сме-не организации в документе будет изменен не только префикс номера документа, но и значение самого номера документа. Будет взято следующее значение номера из номеров существующих до-кументов данного вида для новой организации.
Пример. Организация 1 имеет префикс документов «Дл», органи-зация 2 имеет префикс номеров «Кн». В системе на организацию 1 было выписано 20 документов некоторого вида, а для организа-ции 2-50 документов того же вида. Если будет создан документ такого вида на организацию 1, то его номер будет «Дл21». Если в этом документе поменять значение организации 1 на организацию 2, то сменится не только префикс «Дл» на «Кн», но и поменяется номер. В итоге номер документа будет «Кн51».