Глава 5.    Управление запасами

Организация складского ордерного учета

Организация складского учета с использованием ордеров позво-ляет в разные моменты времени фиксировать в автоматизирован-ной системе движения ТМЦ в количественном измерении и от-ражение этих движений в суммовом выражении. Документы, ко-торыми оформляют движения ТМЦ по складу, называют ордера-ми на товары («Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары»). Причем, несмотря на то, что в названии документов используется термин «товары», в ордерах могут быть указаны любые материальные ценности (товары, материалы, продукция, оборудование). Документы, отражающие движения по суммовому учету {финансовые документы) - это документы, например, «По-ступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг».

Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах. В этих документах указывается в обязательном порядке склад, на-именование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о сумме поступивших или списанных ТМЦ. Ордера ис-пользуются для оперативного учета перемещения ТМЦ на скла-дах в количественном выражении. Стоимостная оценка принятых или переданных ТМЦ производится только на основании финан-совых документов. При операциях поступления ТМЦ, как прави-ло, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ор-дера дают возможность оперативно оформить поступление ТМЦ на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Использование ордерной системы не является опциональной на-стройкой всей системы. Решение об использовании ордерной сис-темы можно принимать отдельно для каждого конкретного слу-чая, то есть для одних поступлений ТМЦ можно оформлять ор-дера, другие — приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету. Аналогичным образом можно поступать и при реализации ТМЦ.

Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформ-ления неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером ТМЦ приходуются на склад, а при поступлении счета-фактуры оформляется финансовый документ учета поставок.

При использовании ордерной системы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организации документообо-рота:

кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо

 

знать организацию номенклатурного справочника в системе и

 

быстро находить нужные позиции;

в случае прихода новых ТМЦ, которые ранее не проходили по

 

учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций

 

ТМЦ в номенклатурный справочник - эти позиции должны

 

либо быть введены заранее до прихода ТМЦ на склад, либо

 

кладовщику должно быть разрешено заводить новые элементы

 

номенклатурного справочника;

оформление приходных ордеров на товары должно произво-

 

диться до оформления финансовых документов поступления,

 

соответственно,  оформление расходных ордеров  на  товары

 

должно производиться после оформления финансовых доку-

 

ментов реализации.

Поступление ТМЦ на склад

Существуют две основные схемы отражения поступления ТМЦ на склад.

По первой схеме сначала кладовщиком оформляется приходный ордер на товары, при этом после проведения ордера изменяются складские остатки, далее на основании ордера формируется фи-нансовый документ поступления (например, «Поступление товаров и услуг»), при его проведении складские остатки уже не из-меняются, а изменяется лишь состояние взаиморасчетов. В этом случае в ордере можно справочно указать источник поступления: контрагент-поставщик или работник, если закупка осуществля-лась сотрудником за выданные под отчет наличные средства. Не-обязательным также является указание документов, на основании которых был оформлен приход, однако для сверки документообо-рота есть возможность указать справочно, например, номер ТТН, счета-фактуры в поле «Комментарий».

По второй схеме приходный ордер не оформляется, поступление ТМЦ отражается только в финансовых документах («Поступле-ние товаров и услуг», «Авансовый отчет»), соответственно при проведении таких документов изменяются и остатки ТМЦ в учетной системе и состояние взаиморасчетов.

в системе финансовый учет поступивших по ордеру товаров можно отразить несколькими документами, т.е. связь ордера и финансовых учетных документов - один ко многим.

Списание ТМЦ со склада

При списании ТМЦ со склада также существуют две схемы.

При списании ТМЦ со склада, прежде всего, оформляется фи-нансовый документ реализации (например, «Реализация товаров и услуг»). После проведения документа изменяются только взаиморасчеты. Далее, если в документе реализации указано, что спи-сание ТМЦ оформляется по ордеру, то оформляется расходный ордер на товары, и только после этого изменяются остатки ТМЦ в учетной системе. Если оформления ордера не требуется, то ос-татки на складах изменяются после проведения финансового до-кумента реализации.

На основании одного финансового документа реализации можно оформить несколько складских расходных ордеров. Т.е. связь фи-нансового документа реализации и складских ордеров - один ко многим.

Еще один вариант списания со склада - это возврат тех ТМЦ, которые были приняты на склад по приходному ордеру на товары и на которые так в итоге и не были оформлены документы фи­нансового учета поступления. В этом случае такие движения ни­как не отражаются финансовыми документами. По одному при­ходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров. Связь приходного ордера и расходных ордеров - один ко многим. В случае если возврату подлежат ТМЦ, которые оформлены фи­нансовыми документами поступления, то схема аналогична про­даже ТМЦ с точки зрения документооборота.

Система резервирования ТМЦ

Система складского резервирования - это система организации доступа к ТМЦ на складах. Это означает, что списание зарезерви­рованных ТМЦ возможно только при определенных условиях, например, при продаже ТМЦ под определенный заказ.

Все ТМЦ, которые не зарезервированы, называются свободным остатком. Контроль свободного остатка и анализ зарезервиро­ванных ТМЦ выполняется при оформлении документов реализа­ции.

В системе различаются два вида резервирования:

резерв под заказ;

резерв по документу.

Резерв под заказ - это количество ТМЦ, которое зарезервировано под определенный заказ. Соответственно, перемещение таких ТМЦ разрешено оформлять документами, в которых указан заказ, совпадающий с заказом, под который резервировались такие ТМЦ. Это стандартная схема резервирования. Оформление ре­зервов под заказ можно проводить, например, документом «По­ступление товаров и услуг».

Снятие с резерва под заказ можно проводить, например, при реа­лизации документом «Реализация товаров и услуг» или специ­альным документом «Резервирование товаров». Приходные орде­ра и расходные ордера на резервы под заказ не влияют.

При использовании ордерной системы документооборота возни­кает понятие «резерв по документу». Этот механизм необходим, для того чтобы, например, между выписыванием финансового документа реализации и оформлением расходного ордера товар, отгружаемый по этим документам, не попал бы в свободный оста­ток и не был бы выписан другим менеджером.

Аналогичным образом можно запретить продажу ТМЦ, которые оформлены приходным складским ордером, но на которые еще не оформлены финансовые документы поступления. Механизм ре­зервирования по документу рассматривается в следующем пара­графе.

Резервирование по документу при поступлении ТМЦ

При оформлении приходного ордера весь объем ТМЦ этого до­кумента может помечаться как резерв по этому документу. То есть, несмотря на то, что общее количество товара на складе уве­личилось, часть этого товара помечена как зарезервированная и не подлежащая продаже. В документе «Приходный ордер на то­вары» для этого есть флажок «Без права продажи». Резервиро­вать весь объем товаров по приходному ордеру или нет, решается для каждого ордера отдельно. Пользователь может в документе явно указать, может ли этот объем быть доступен для продажи (перейти в свободный остаток) или нет.

Далее при оформлении финансового документа поступления все зарезервированные под документ (под соответствующий приход­ный ордер) товары будут сняты с резерва под документ, а в слу­чае если в финансовом документе поступления указан заказ, под который пришли ТМЦ, они будут переведены в резерв под заказ. Снятие резерва под документ будет проводиться системой авто­матически по мере оформления финансовых документов поступ­ления на основании приходных ордеров.

Резервирование по документу при реализации ТМЦ

При продаже товара после оформления финансового документа реализации товары снимаются с резерва под заказ, если в доку­менте реализации указан соответствующий заказ. Далее если ис­пользуется ордерная схема, то формируется резерв под документ, который может быть списан только после оформления расходного ордера. Таким образом, то количество товара, которое выписано в финансовом документе реализации, уже не может быть выписано другим менеджеров вторично. Использование расходных ордеров в системе не является обязательным. Однако если в финансовом документе пользователь указывает необходимость выписки для этой операции расходных ордеров, то резервирование под доку­мент производится системой в обязательном порядке.

Таким образом, понятие "свободного остатка" ТМЦ на складах сводится к следующему: свободный для продажи остаток ТМЦ на складах - это количество товаров, которое реально есть на скла­дах, не зарезервировано под заказ, не зарезервировано под доку­мент.

Детализация объектов складского ордерного учета

Учет фактических остатков на складах предприятия ведется по каждому складу с детализацией объектов учета до:

номенклатуры;

характеристики номенклатуры;

•               серии номенклатуры.

Это означает, что в указанных разрезах мы всегда можем полу­чить общий объем данного объекта на каждом складе.

Резервирование объектов под заказ и резервирование объектов под документ (неважно, был ли сделан резерв приходным орде­ром или финансовым документов реализации) производится так­же по каждому складу, но с детализацией до:

номенклатуры;

характеристики номенклатуры.

Важно! Учет серий при резервировании не ведется. Соответст­венно, анализ свободных остатков может быть проведен по каж­дому складу с детализацией до номенклатуры и характеристики, без учета серий

 

Количественный учет ведется в единице хранения складских ос­татков, установленной для каждой номенклатурной позиции.

Основные объекты подсистемы в конфигурации

Документы для операций складского ордерного учета

В системе для учета приходных и расходных складских ордеров предназначены документы «Приходный ордер на товары» и «Рас­ходный ордер на товары». Документы финансового учета поступ­лений и реализации — это «Поступление товаров и услуг», «Реа­лизация товаров», «Передача товаров». В том случае, когда по­ступление товаров производится от подотчетного лица, то финан­совым документом, подтверждающим приход, будет «Авансовый отчет».

Заполнение данных в этих документах имеет ряд особенностей.

Поступление по документу «Приходный ордер на товары»

В табличной части документа указывается перечень ТМЦ, посту­пивших на склад, и их количество. Детализация ТМЦ указывает­ся до номенклатуры, характеристики, серии.

В шапке документа указывается склад, одним ордером оформля­ется поступление ТМЦ на один склад. В шапке ордера указывает­ся, во-первых, источник поступления товаров - от поставщика, возврат от покупателя, поступление от подотчетного лица, а во-вторых, устанавливается или не устанавливается флажок «Без права продажи».

Если флажок установлен, то все поступившие товары не могут быть проданы до тех пор, пока на эту партию товаров не будет оформлен финансовый документ поступления. Если флажок снят, то товары поступают в свободную продажу и могут быть проданы до оформления на них финансового документа поступления.

В случае если товары поступили от поставщика, финансовыми документами поступления будут документы «Поступление това­ров и услуг» или «Возврат переданных товаров» (с видом опера­ции «материалы из переработки»). Если поступление было от подотчетного лица, то финансовым документом будет являться документ «Авансовый отчет». Если был возврат от покупателя, то финансовым документом будет документ «Возврат товаров от покупателя» или «Возврат переданных товаров» (с видом опера­ции «продукция от заказчика»). То есть вид операции в приход­ном ордере на товары влияет на выбор приходных ордеров при оформлении финансовых документов поступления.

Поступление по документу «Поступление товаров и услуг», «Возврат переданных товаров», «Возврат товаров от покупателя»

Если поступление товаров на склад было оформлено документом «Приходный ордер на товары», то документ «Поступление това­ров и услуг» является финансовым документом поступления. В шапке документа в реквизите «Вид поступления» указывается «по ордеру», выбирается из списка документов приходный ордер, по которому был оприходован товар.

Если при оформлении складского ордера был включен флажок «Без права продажи», и товары не могли быть проданы, то при проведении документа «Поступление товаров и услуг» такой ре­зерв снимается. Однако если в документе «Поступление товаров и услуг» указать заказ покупателя, то на товары будет оформлен резерв, но уже под указанный заказ, то есть товары могут прода­ваться, но только под указанный заказ покупателя. Заказ покупа­теля указывается в табличной части документа.

Если требуется оформить поступление товаров без предваритель­ного оформления складского ордера, то в документе «Поступле­ние товаров и услуг» в реквизите «вид поступления» указывается «на склад», выбирается склад, на который будет оформлен приход товаров.

Аналогичным образом оформляются документы «Возврат пере­данных товаров», «Возврат товаров от покупателя».

 

Поступление по документу «Авансовый отчет»

Если авансовым отчетом приходуются товары от подотчетного лица, которые ранее были переданы им на склад и на них оформ­лен приходный ордер, то в реквизите шапки авансового отчета выбирается вид поступления «по ордеру» и указывается соответ­ствующий ордер. Если складской ордер не выписывался, то вы­бирается режим «на склад», указывается склад, на который по­ступят товары.

Товары, которые приходуются документом, указываются в таб­личной части «товары», при указании реквизита «заказ покупате­ля» товары будут зарезервированы под этот заказ.

Реализация товаров и услуг

Если реализацию товаров требуется провести одновременно и по финансовому учету, и по складскому, то есть оформить финансо­вые документы на отгрузку и списать отгружаемое количество товаров со склада, то в документе «Реализация товаров и услуг» в реквизите «Вид реализации» указывается «Со склада», выбирает­ся склад, с которого будет списано отгружаемое количество.

Если отгрузка будет проводиться в два этапа — сначала выписка финансовых документов, а потом оформление расходного склад­ского ордера, - то в документе «Реализация товаров и услуг» указывается в реквизите «вид реализации» значение «по ордеру». Выбирается склад, с которого в дальнейшем будут списаны от­гружаемые товары. При проведении документ весь объем указан­ных товаров резервирует до момента оформления расходного складского ордера.

Аналогичным образом оформляются документы «Возврат товаров поставщику», «Передача товаров».

Оплата товаров и услуг

Если по расходному ордеру надо оформить отгрузку, а финансо­вый документ «Реализация товаров и услуг» уже выписан, то в документе «Расходный ордер на товары» указывается вид операции «Расход по накладной», выбирается из списка документ «Реализация товаров и услуг». При проведении ордера весь объем зарезервированных по накладной товаров будет списан.

Если требуется оформить ордером возврат товаров, которые были оприходованы приходным складским ордером, а финансовые до­кументы поступления так и не были оформлены, то в документе «Расходный ордер на товары» указывается вид операции «Воз­врат по приходному ордеру», из списка документов выбирается приходный ордер.

Документ «Перемещение товаров»

Этим документом можно оформить перемещение товаров с одно­го склада на другой. В случае использования на предприятии сис­темы ордерного складского документооборота, перемещение това­ров выполняется с одновременным списанием с одного склада и поступлением на другой склад. То есть не требуется выписывать расходный складской ордер, чтобы списать товары с одного скла­да, а потом приходный складской ордер для поступления на дру­гой склад. Все движения списания и поступления проводятся до­кументом «Перемещение товаров». Если перемещаются товары, на которые еще не оформлены финансовые документы поступле­ния, но которые запрещено продавать до оформления таких до­кументов, то в табличной части документа в реквизите «документ резерва» указывается «приходный ордер на товары». Если пере­мещаются зарезервированные под заказ покупателя товары, то выбирается «заказ покупателя». В других случаях документ ре­зерва не указывается.

Товары, на которые выписаны финансовые документы продажи, но отгрузка по ордеру еще не оформлена, перемещению со склада на склад не подлежат.

 

Регистры для ведения складского ордерного учета

Для учета ТМЦ на складах предприятия и для анализа соответст­вия ордеров и учетных финансовых документов в системе преду­смотрены следующие регистры:

 

Регистр	Измерения	Назначение регистра
Товары-на ск­ладах	•   склад •   номенклатура •   характеристика ном. •   серия номенклатуры качество	Оперативный учет остатков ТМЦ на складах предприятия
Товары в ре­зерве на скла­дах	•   склад •   номенклатура •   характеристика •   документ резерва	Учет ТМЦ, зарезер­вированных «под за­каз» или «под доку­мент»
Товары к полу­чению на скла­ды	•   номенклатура •   характеристика •   приходный ордер	Учет товаров, посту­пивших на склады по приходным ордерам, на которые еще не оформлены докумен­ты финансового учета
Товары к пере­даче со складов	•   склад •   номенклатура •   характеристика •   документ передачи	Учет товаров, на ко­торые выписаны пер­вичные финансовые документы реализа­ции, но которые еще фактически не ушли с предприятия (на них не оформлены рас­ходные складские ор­дера)

Рассмотрим вариант поступления товаров по приходному ордеру.

При проведении приходного ордера всегда формируются движе­ния в регистры «ТоварыНаСкладах» и «ТоварыКПолучениюНа-Склады.» По мере того, как на основе приходного ордера будут формироваться документы финансового учета прихода, остатки в регистре «ТоварыКПолучениюНаСклады» будут уменьшаться. Сопоставление записей, которые требуют погашения в этом реги­стре, производится по измерениям:

ДокументРезерва (ссылка на приходный ордер);

номенклатура;

характеристика номенклатуры.

Если объем ТМЦ приходного ордера не может быть переведен в свободный остаток, то дополнительно производится резервирова­ние «под документ». Относить ли объем в свободный остаток или резервировать «под документ»-, указывается пользователем в при­ходном ордере. При резервировании «под документ» делаются записи в регистр «ТоварыВРезервеНаСкладах» по следующим измерениям:

склад;

номенклатура;

характеристика номенклатуры;

документ резерва (ссылка на приходный ордер);

По мере того, как на основании ордера будут формироваться до­кументы финансового учета поступлений, по этому регистру будут погашаться соответствующие записи. Если в финансовом до­кументе будет указан заказ покупателя, то будет сделан резерв под заказ, помимо погашения записей резерва «под документ» будут добавлены записи о резерве под заказ по следующим изме­рениям:

склад;

номенклатура;

характеристика номенклатуры;

документ резерва (ссылка на заказ покупателя).

Фактически, типом документа, по которому был отражен резерв в этом регистре, можно определить, это резерв «под заказ» или «под документ».

Если приходные ордера не использовать, то финансовым доку­ментом поступления можно сразу сделать движения по следую­щим регистрам:

•               приход в регистр «ТоварыНаСкладах»;

•               резерв «под заказ» в регистре «ТоварыВРезервеНаСкладах».

В случае использования ордеров при оформлении операций реа­лизации будет использоваться следующая схема:

Документы финансового учета по реализации ТМЦ оформляются всегда до оформления расходных ордеров. Использовать или не использовать расходные ордера, указывается в документе финан­сового учета реализации пользователем. Если расходные ордера не используются, то при проведении расходной накладной фор­мируются движения по следующим регистрам:

погашаются остатки в регистре «ТоварыНаСкладах»;

если в документе указан заказ покупателя, под который был

 

резерв ТМЦ, то погашается регистр «ТоварыВРезервеНаСкла-

 

дах».

При использовании расходных ордеров документом финансового учета реализации погашается резерв «под заказ» в регистре «То-варыВРезервеНаСкладах». Для отслеживания того, на какой объ­ем ТМЦ был выписан документ финансового учета, и на какое количество реально проведена отгрузка, объем ТМЦ выписанных по документу, фиксируется в регистре «ТоварыКПередачеСоСк-ладов». Списание из этого регистра будет проводиться при оформлении расходных складских ордеров. Также при проведе­нии ордеров будут погашаться записи в регистре «ТоварыНаСк­ладах».

В случае оформления ордером возврата тех ТМЦ, которые посту­пили по приходному ордеру, но на которые так и не были оформ­лены финансовые документы поступления, никаких движений по регистру «ТоварыКПередачеСоСкладов» не делается. Не списы­вается резерв под заказ, потому как приходным ордером он и не мог быть оформлен. Всегда делается списание регистра «Товары-На-Складах». Если приходным ордером был принят товар без права продажи, то есть с резервированием «под документ», то до­полнительно делается списание резерва из регистра «ТоварыВРе-зервеНаСкладах».

Согласно такой схеме, свободный остаток ТМЦ на складах опре­деляется как:

Свободный   остаток   =   ТоварыНаСкладах   -   ТоварыВРезерве-НаСкладах - ТоварыКПередачеСоСкладов.