О ПРАВИЛАХ ПЕРЕПИСКИ

 

            Формы написания и оформления личных, деловых (служебных) и дипломатических писем имеют одинаковый для всех стран характер. Если вы в деловом письме своему заграничному корреспонденту опустите общепринятую заключительную формулу вежливости, тем самым вы измените содержание, тональность письма. Получивший его подумает, что вы чем-то недовольны или вообще хотите прервать переписку.

            За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хорошие взаимоотношения с вашими коллегами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться. Причем не только в деловом, но и в личном письменном обращении.

            Служебные письма, как правило, печатаются на машинке (компьютере). Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров (для подшивки). Текст печатается через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, на расстоянии пяти интервалов от поля. Обращение в письме пишется без абзаца, сразу же у поля, от которого начинается текст. Рекомендуется избегать переноса слов.

            Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная формула вежливости, подпись, указания на приложения.

            Заголовок обычно печатается типографским способом. Он содержит наименование и адрес организации, отправляющей письмо.

            Дата письма ставится в правом углу под заголовком.

            Наименование организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, находится на левой стороне, немного ниже строки с датой.

            Вступительное обращение — общепринятая формула вежливости. Оно пишется на левой стороне письма под адресом, непременно на отдельной строке.

            Основной текст начинается с абзаца под обращением:

            “Уважаемый г-н Аксельсен!

            Имея ввиду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам...”.

            Заключительная форма вежливости — это своего рода "до свидания" делового письма. Она может быть такова: “Искренне Ваш”, “С уважением” и т.п.

            Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо лица печатается на машинке под его рукописной подписью.

            Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа:

            “Приложение: упомянутая резолюция”.

            Деловые письма пишутся только на лицевой стороне листа и без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.

            Личные письма пишутся, как правило, от руки. Личные письма можно печатать и на машинке (компьютере). Но приглашения и ответы на них, благодарности, поздравления и соболезнования пишутся всегда от руки. Это подчеркивает искренность пишущего, доверительность, лучше выражает личное отношение к тому или иному человеку, событию в его жизни.

            К международной специфике относится и широко распространенная практика рекомендательных писем. К ним часто приходится прибегать и во время пребывания за границей, и при поездках наших друзей. Ведь рекомендательное письмо по смыслу значит: “Предъявитель сего имеет право требовать от вас вашего внимания и гостеприимства”. Поэтому не принято просить у кого-то, чтобы вам дали рекомендательное письмо. Не стоит и самим раздавать их случайным знакомым.

            По форме рекомендательное письмо выглядит примерно так:

            “Уважаемый г-н Антонайя!

            28 апреля мой коллега по институту Сергей Голубев, совершающий поездку по Вашей стране, будет в Нью-Йорке. Он мой старый друг, приятный, на мой взгляд, собеседник. Надеюсь, что Вам будет интересно встретиться и побеседовать с ним. Он же, в свою очередь, ждет этого с нетерпением.

            Искренне Ваш

            Валерий Петров.”

            Если у вас есть визитная карточка, то ее можно вложить в конверт, посылаемый вашему знакомому. А имя рекомендуемого напишите на карточке карандашом над своим именем.

            Во многих странах считается, что в некоторых случаях отправлять письма обязательно. Необходимо отправить письмо с благодарностью хозяевам, если вы ночевали у них дома или гостили более суток. Обязательны также письма, в которых выражается благодарность за подарки, присланные вам, если вы не сумели лично поблагодарить. Особенно распространена рассылка таких писем после вручения свадебных подарков. Таковы правила этикета в западноевропейских странах и в США.

            За границей письма можно не только отправлять по почте, но и направлять с курьером или через третье лицо. В последних случаях конверт не запечатывают.