Начало переговоров

            Регламентируется весь ход ведения переговоров. Принимающая сторона должна занять места первыми в зале или отдельной комнате и ждать там гостей. Указывается, как занимать места: спиной к окну и лицом к двери садится принимающая сторона, ваш будущий партнер должен занять место напротив вас. При переговорах не допускается никаких посторонних разговоров. Если что-то случилось, то секретарь должен молча зайти, передать записку и удалиться.

            Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны. Глава делегации обычно представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, затем представляется сам так, как он считает нужным. В таком же порядке представляются гости. Все, кто находится в зале переговоров, должны быть представлены (стороны обмениваются рукопожатиями). Иногда представление происходит стоя. В этом случае ваш партнер тоже представляется стоя. Важно, чтобы вы запомнили фамилии членов делегации. Можно заглядывать в визитку собеседника, переспрашивать, но нельзя путать фамилии: тем самым вы можете нанести “ущерб” себе в ходе дальнейших переговоров.

            Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца ведут одни и те же лица. Если переговоры ведут два лица из одной делегации, то кому-то из них руководство должно поручить ведение переговоров. В действия лидера нельзя вмешиваться, его нельзя прерывать и т.д. Он должен нести всю ответственность. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать записку и сделать замечание в корректной форме. Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, тогда глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, участвующего в переговорах, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры. Переговоры не принято начинать сразу с дела. Не более 3-4 минут рекомендуется вести разговоры на общие темы (как доехали, разместились, поговорить о погоде и т.д.). Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.

            Глава делегации принимающей стороны является хозяином переговоров, который следит за последовательностью постановки вопросов, за соблюдением регламента, за своевременной постановкой вопросов. Иногда активность может перерасти в агрессивность: одна сторона начинает поучать другую. Глава делегации принимающей стороны должен помнить: перед ним сидит равный партнер, поэтому необходимо уважать суверенные права своего партнера; иногда успех переговоров зависит от того, насколько внимательно выслушают собеседника. Рекомендуется не перебивать вашего партнера.

            Важно отметить, что партнеры могут иметь психологические особенности, которые затрудняют ведение переговоров.

            Участвующих на переговорах можно классифицировать следующим образом:

            1. Невнимательный собеседник. У него никогда нет полной уверенности в том, что он все понял и настроен на принятие решений. Что вам надо делать, чтобы достичь успеха на переговорах в этом случае? Вопросы необходимо формулировать кратко и четко, без философского рассуждения. Когда вы начинаете чувствовать, что достигаете или можете достичь договоренности, то следует обсудить промежуточные итоги. Если нет полной уверенности в успехе переговоров, вы можете предложить подписать протокол. Для этого заранее следует подготовить свои соображения, найти оптимальное решение и предложить подписать протокол в двух экземплярах. Ему (вашему партнеру) ничего другого не остается сделать, как согласиться с вами.

            2. Неподготовленный собеседник. Такого собеседника видно по его поведению: любит перекладывать бумаги, без конца повторяется, часто возвращается к деталям одного и того же вопроса, затягивает ведение переговоров.

            3. Болтливый собеседник. Подобные собеседники бывают двух типов:

            а) малознающий человек, который скрывает свою некомпетентность;

            б) специалист, способный бескорыстно поделиться своими знаниями.

            4. Навязывающий свое решение собеседник (поучающий вас). Необходимо, по мере возможности, осадить такого партнера и отстаивать свой суверенитет: “Давайте договоримся, все, что касается нас или нашей стороны, мы будем делать сами...”).

            5. Агрессивный. Это тот собеседник, который возбуждается во время обсуждения отдельных вопросов, размахивает руками и т.д. В этот момент его трудно остановить. Рекомендуется в таких случаях выждать, дать ему высказаться, а потом успокоить.

            6. “Рубаха-парень”. Такой собеседник начинает давать много обещаний. Надо сразу насторожиться: наверняка в его поведении много авантюризма. Вообще, как будущего партнера, его надо держать на определенном расстоянии.

            При ведении переговоров нужно продумывать тактику ведения дискуссии. Ваша тактика должна продвигать вашего будущего партнера к тому решению, о котором вы думаете и мечтаете. Вы должны высказывать аргументированные и продуманные идеи, а в ходе переговоров проверять, как он отреагировал на вашу идею: готов он их принять или нет. Если не принимает предложение, то “подбросьте” вторую идею, заранее подготовленную. Если ваш собеседник не принимает и данную идею, то предложите третий вариант и т.д. Если он, наконец, примет предложенный вами вариант, то это значит, что вы добились успеха и это будет лучший результат переговоров.

            Имейте в виду, что при постановке вопроса не рекомендуется вашего собеседника “загонять в угол”. Не должно быть категоричности. Партнер должен видеть альтернативу. За всем этим нужно следить. Если ваш собеседник вынужден сказать “нет”, то вы должны искать приемлемое для обеих сторон решение. Это не удар по вашему самолюбию или вашему авторитету.

            Во время переговоров беседу часто записывают. Запись можно вести в открытую. Она должна отразить дух переговоров, все основные моменты. Это коллективный труд, и надо согласовать протокол со всеми участниками переговоров. Запись, утверждаемая главами делегаций, также нужна для дальнейшей работы: необходимо ознакомить с ней тех лиц, которые не смогли принять участие в переговорах.

            На магнитную ленту можно записывать беседу только с согласия вашего соседа по столу переговоров, после чего вы можете предложить ему копию.