7.3.3.  Ежегодные отчеты для занятых

В практике российских предприятий нередки случаи создания своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась старейшими сотрудниками и использовалась для сохранения традиций, для ознакомления новых сотрудников с предприятием, для подарков традиционным партнерам.

Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для занятых, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для её будущего. Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма занятых.

Так, например, годовой отчет компании Mercedes-Benz за 1994 г. содержит: 1) изображение положения этой корпоративной единицы в Daimler-Benz Group, 2) формулировку общественно-значимого статуса, или миссию компании, 3) основные данные о продажах, численности занятых, величине амортизации, инвестиций, затрат на исследования и разработки, чистом доходе и прибыли от операций, 4) корпоративные принципы, 5) данные о членах Управленческого Совета (Boardof Management) с фотографиями, 6) отчет Управленческого Совета с обзором бизнеса в целом, обзором работы отделений, международной деятельности компании, организации продаж, с общей информацией о занятых, об охране окружающей среды и перспективах компании, 7) финансовая отчетность, 8) состав Совета наблюдателей и его отчет, 8) список директоров и менеджеров отечественных заводов, 9) таблицы и графики, детализирующие информацию.

Годовой отчет для занятых может быть столь же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года для компании.

Типичный отчет включает:

1) Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность занятым за их помощь в достижении результатов.

2) Описание компании. Простое графическое объяснение того, что организация представляет собой и где расположены её отделения, филиалы.

3) Организационная политика. Обсуждение текущих задач — по поводу которых менеджмент имеет серьёзное мнение и в решении которых он ищет поддержки занятых.

4) Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается график, описывающий как компания использовала каждый доллар, который она привлекла.

5) Финансовое положение компании с описанием активов, задолжностей компании и собственности акционеров в динамике.

6) Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества — финансовая поддержка и участие занятых в течение года.

7) Освещение финансовых аспектов оплаты штата — общее описание, нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и других затрат, имеющих отношение к штату.

8) Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие профили конкретных занятых, комментарии специалистов об их работе и зарисовки, эссе о людях на работе.

Годовой отчет — это средство признания достижений занятых, которого они ждут.