2.2. Элементы организации труда в рекламной службе
В зависимости от числа сотрудников рекламной службы в каждой редакции существует своя структура. Чаще всего этот отдел возглавляет начальник, который непосредственно подчиняется редактору газеты (генеральному директору) или его заместителю. Если в рекламной службе более десяти сотрудников, то у начальника есть заместитель. Занимается она прежде всего продажей рекламных площадей своей газеты. Поэтому большая часть сотрудников здесь – менеджеры и рекламные агенты, в чьи непосредственные функции входит привлечение рекламодателей.
При большом объеме рекламы в отделе целесообразно иметь своего дизайнера. Он занимается подготовкой рекламного макета для размещения в газете и его переделкой в соответствии с требованиями рекламодателя.
В крупных рекламных отделах возникает необходимость и в выпускающем редакторе. Его задача – проведение рекламы через все стадии принятого в редакции технологического процесса, от приема рекламной заявки до готового рекламного макета. Именно он, а не менеджеры и агенты, общается с дизайнером, корректором, секретариатом. Менеджерам по продажам и рекламным агентам вход в технические службы должен быть строго запрещен: если в отделе, например, двадцать менеджеров, то поочередное появление здесь каждого просто дезорганизует работу.
В рекламном отделе, а не в каком-либо другом, должен быть сотрудник, ответственный за саморекламу изданий. Он же работает с выставками и другими средствами массовой информации (подробно о работе с выставками будет рассказано в главе 3.3).
Если вы можете себе позволить небольшую «роскошь», то примите в рекламную службу еще одного сотрудника. В его обязанности должны входить поездки к рекламодателям с актами сдачи – приемки заказов, счетами, фактурами и другими документами, а также ведение компьютерной клиентской базы.
Взаимодействие рекламной службы с другими подразделениями редакции должно найти свое отражение в «Положении по рекламному отделу».
Компьютерная база данных. Необходимость в компьютерной базе данных рано или поздно появляется в любой рекламной службе. Если здесь работает не один, а несколько человек, становится неудобным вести множество записных книжек с адресами и другой информацией о фирмах, и тогда возникает вопрос о кураторстве каждого клиента постоянным менеджером.
Компьютерную базу надо создавать с появления рекламной службы, чтобы в будущем избежать споров о том, кто первым начал работать с фирмой и курирует ее. Может случиться, что несколько человек в разное время по телефону или лично «вышли» на одну и ту же фирму. Каждый из сотрудников вправе считать ее «своей», и начальнику рекламной службы придется постоянно разбирать возникающие по этому поводу конфликты.
Силами рекламного отдела компьютерную базу данных легче всего сделать в программе Excel. Она должна содержать названия фирм, их адреса (желательно с индексом), телефоны, e-mail; фамилию, имя, отчество директора и сотрудника, отвечающего за размещение рекламы (если вы не узнаете его отчества или фамилии, что бывает при первом знакомстве с фирмой, постарайтесь узнать при встрече), а также бренд (профиль фирмы). В базе могут быть и любые другие, необходимые вам пометки: например, последняя дата публикации рекламного объявления фирмы, последней встречи или звонка.
База, созданная в программе Excel с применением автофильтров, дает возможность сортировать занесенные в каждую из колонок данные по вашему усмотрению и позволяет вывести, например, только нижегородские или рекламные фирмы, агентства, которые рекламировались или еще находятся в стадии разработки.
Лучше, если вносить изменения и дополнения в общую базу будет только один их сотрудник. База – это собственность рекламного отдела, и нельзя, чтобы каждый желающий имел к ней доступ. Менеджеры, как правило, создают собственные банки данных, из которых нужные заносятся в общую базу отвечающим за сбор информации сотрудником.
Правила в каждом отделе свои. Но если фирма, включенная в компьютерную базу, в течение определенного срока (обычно это квартал или полугодие) не размещает рекламу в газете, то с ней вправе работать любой другой менеджер или рекламный агент.
Интернет и электронная почта, возможности которых широко используются во всем мире, перестают быть экзотической новинкой и в России. Пришло поэтому время учиться использовать в работе рекламной службы новые компьютерные технологии.
Интернет и электронная почта помогают рекламной службе в решении таких задач: в увеличении числа реальных и потенциальных клиентов и повышении оперативности в текущей работе с существующими рекламодателями. При этом одним из самых необходимых и незаменимых компонентов в повседневной деятельности рекламного отдела является электронная почта, благодаря которой:
· в несколько раз ускоряется оперативная связь с рекламодателями – значительно более дешевая, чем телефонная, особенно если речь идет о взаимодействии с иногородними рекламными агентствами;
· перестает быть серьезной проблемой доставка в газеты рекламных макетов, которые не только доставляются в предельно сжатые сроки, но и являются практически готовыми к публикации, что существенно сказывается на оперативности работы технической службы;
· становится возможным оперативное информирование рекламодателей о текущих изменениях в ценах на рекламные услуги издания, что позволяет клиентам быстро вносить коррективы в текущие медиапланы.
Интернет также играет большую роль в работе рекламной службы. Существенно облегчают поиск справочные рекламные сайты общего направления, из которых можно почерпнуть информацию о состоянии, новостях и тенденциях рекламного рынка. В Интернете без труда можно найти рейтинги периодических изданий, в том числе тех, что издаются в вашем городе (например, Gallup-media). Благодаря своевременно полученной информации можно выйти на новые рекламные агентства Москвы, других регионов России и привлечь их к активной деятельности. Кроме того, на корпоративных сайтах некоторых рекламных агентств есть возможность разместить вашу информацию, представляющую издания и прайс-листы на рекламные услуги (РА «Альфа», «Парадигма-медиа» и др.). Это позволяет потенциальным рекламодателям всесторонне оценить ваши предложения и, возможно, остановить выбор именно на них.
Центральные газеты и крупные рекламные агентства уже имеют корпоративные сайты. Если у вашей редакции есть возможность, создайте свой и вы. Посещение вашего сайта позволит потенциальным рекламодателям познакомиться с вашей печатной продукцией и ценовой политикой, увидеть образцы изданий.
Рекомендую всем сотрудникам рекламных служб активно использовать возможности, предоставляемые новыми компьютерными технологиями.
в начало