7.1. Особенности построения учетного процесса как основы формирования структуры службы бухгалтерского дела

Под рациональной организацией бухгалтерского учета следует пони­мать систему элементов и средств наиболее оптимального построения учет­ного процесса с целью получения достоверной, своевременной и умест­ной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производствен­ных ресурсов.

Основными элементами и средствами системы организации бухгал­терского учета являются: рабочий план счетов бухгалтерского учета; реги­стры бухгалтерского учета; первичные учетные документы; внутренняя бухгалтерская отчетность; документооборот; использование средств ме­ханизации и автоматизации учета; построение учетного аппарата и опре­деление выполняемых им функций.

Учетный процесс включает взаимосвязанные этапы системы бухгал­терского учета:

текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов хозяйствен­ной деятельности;

систематизация и группировка учетной информации и обеспече­ние контроля за движением имущества организации и ее обязательств пу­тем отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

—           обобщение информации об имуществе организации, ее обязательствах и хозяйственных операциях путем составления бухгалтерской от­

 

четности и представления этой отчетности внутренним и внешним пользо­вателям информации с целью принятия решений.

Для построения учетного процесса как единой информационной систе­мы необходимо основываться на следующих организационных принципах:

государственное регулирование общих принципов и правил орга­низации, методики и техники бухгалтерского учета;

в учетной политике сочетание государственного регулирования

 

при выборе организационно-технических аспектов реализации методоло­гии бухгалтерского учета с отраслевыми, технологическими и другими осо­бенностями организации;

организация вопросов совершенствования бухгалтерского учета,

 

повышения квалификации и НОТ работников бухгалтерского аппарата, и

 

на этой основе постоянное повышение роли бухгалтерского учета в эф­фективности функционирования информационной системы организации;

совершенствование форм и методов представления информации

 

с целью контроля и анализа в управлении эффективностью процессами

 

воспроизводства;

применение экономических методов управления и обеспечения

 

оптимизации построения учетного аппарата, динамичности организации

 

и аналитичности получения информации бухгалтерского учета.

Организация для осуществления постановки бухгалтерского учета, ру­ководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулиро­вания бухгалтерского учета, самостоятельно формирует свою учетную по­литику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в орга­низации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных опе­раций несет руководитель организации.

Руководитель организации может в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

        б)    ввести в штат должность бухгалтера;

в)            передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета цен­трализованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгал­теру-специалисту;

         г)    вести бухгалтерский учет лично.

Случаи, предусмотренные в подпунктах «б», «в» и «г», рекомендует­ся применять в организациях, относящихся по законодательству Россий­ской Федерации к субъектам малого предпринимательства.

Основными предпосылками рациональной организации бухгалтерс­кого у чета являются: изучение организации, законоположений и инструк­ций и других регламентирующих документов по учету и отчетности; уста­новление наиболее рациональных взаимоотношений производственных участков организации с ее бухгалтерией; определение характера и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.

При изучении специфики функционирования организации не­обходимо установить ее организационно-правовую форму, организа­ционную структуру и структуру управления, определить наличие раз­личных видов производств (основных, вспомогательных и др.) и видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразде­лений, филиалов, представительств и их территориальное расположе­ние. Изучению подлежат также организационно-технологические осо­бенности и системы методов управления видами деятельности орга­низации. Все эти аспекты оказывают существенное влияние на орга­низацию и построение учетного процесса, в частности на выбор ра­бочего плана счетов, других организационных, методических и техни­ческих аспектов бухгалтерского учета при разработке и принятии учет­ной политики организации.

Например, знание организационной структуры, структуры вспомо­гательных, основных и обслуживающих производств предопределяет воз­можность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных ра­бот. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельнос­ти использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т.д.

При организации учета важным условием является знание работни­ками бухгалтерской службы законодательных актов и инструктив­ных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации. Без знания общеустановленных правил и принци­пов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и пра­вильно отражать хозяйственные операции.

При организации бухгалтерского учета необходимо установить наи­более рациональное взаимоотношение производственных подразделе­ний (бригад, цехов и т.п.) с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Для определения объема и характера бухгалтерской информации не­обходимо установление направлений и характера учетных работ путем оп­ределения штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между от­дельными работниками бухгалтерии.

Рациональное распределение труда между работниками учетно­го аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подле­жащих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтерского уче­та включает: алан документации и документооборота; план инвентариза­ции; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повыше­ния квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; орга­низация бухгалтерского архива.

В плане документации перечисляют документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций и составляют расчет потреб­ности в бланках. Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график документооборота.

В плане инвентаризации определяют порядок, сроки и количество проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.

В плане отчетности определяют калькуляционный период и период определения финансовых результатов, а также формы внутренней и внеш­ней отчетности, сроки их составления и представления.

В плане технического оформления учета определяют форму бух­галтерского учета, которая будет применена в данной организации. Здесь дают подробную характеристику данной формы учета и приводят после­довательность выполнения всех процедур бухгалтерского учета при ис­пользовании выбранной его формы.

В плане организации труда и повышения квалификации работни­ков бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия, по повышению их квалификации, составляют график учетных работ и посе­щения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельных работников бух­галтерии, а также других работников, ответственных за представление ин­формации.

В плане (проекте) корреспонденции счетов рабочего плана счетов определяют проект корреспонденции счетов бухгалтерского учета по пред­полагаемым хозяйственным операциям.

Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структур­ной единицей организации..

Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организа­ции, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организа­ции и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.

Структура аппарата бухгалтерии и самой бухгалтерии зависит от осо­бенностей каждой организации. В современных условиях сложились три ос­новных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняют­ся непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии при­меняется на небольших организациях

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются про­межуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгал­терами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель струк­туры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях.

В бухгалтерии средних и крупных организаций могут создаваться отделы:

—расчетный — осуществляет учет расчетов с персоналом по опла­те труда, расчетов с органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

—материальный — ведет учет поступления и расходования матери­ально-производственных запасов;

—учет готовой продукции — ведет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

производства и калькуляции себестоимости — ведет учет затрат

 

и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет

 

отчетность о затратах и выпуске продукции;

общий отдел — осуществляет остальные операции и Главную книгу,

 

составляет бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации.

В крупных организациях, кроме перечисленных, могут открывать от­делы учета капитальных вложений, учета основных средств и др.

При функциональной (комбинированной) организации структуры бух­галтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответ­ственности и другим организационным структурам) выполняют замкну­тый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руко­водителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компе­тенции. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных орга­низациях и в организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо наложенные взаимоотношения с другими службами и под­разделениями организации дают возможность получать необходимую ин­формацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-фи­нансовой деятельностью организации.