7.2. Организационная структура бухгалтерской службы в организации

В соответствии со ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а)            учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение,

 

возглавляемое главным бухгалтером;

        б)    ввести в штат должность бухгалтера;

в)            передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета цен­трализованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгал­теру-специалисту;

        г)     вести бухгалтерский учет лично.

Обращаем внимание на то, что п. 7 Положения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтерской отчетности РФ рекомендовано случаи, пре­дусмотренные в подпунктах «б», «в» и «г», применять в организациях, относящихся по законодательству Российской Федерации к субъектам ма­лого предпринимательства.

Таким образом, для организаций, не относящихся к малым, выбор практически отсутствует. Это отнюдь не означает, что отсутствует право выбора, но реально вряд ли возможно вести учет силами одного человека (руководителя или бухгалтера) на более или менее крупных предприятиях.

Разумеется, говоря об организационной структуре бухгалтерской служ­бы, речь может идти только о случае, предусмотренном подпунктом «а» ст. 6 Закона о бухгалтерском учете, — когда в организации создается специ­ализированное структурное подразделение.

Количество работников бухгалтерии и число рабочих мест определя­ются масштабом организации, количеством одновременно осуществляе­мых видов предпринимательской деятельности и объемом бухгалтерской информации по каждому направлению.

В организации, осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции, выполнению работ или оказанию услуг или зани­мающейся торговой деятельностью, бухгалтерской службой, как минимум, должны выполняться следующие операции:

кассовые;

расчеты с работниками по оплате труда;

материально-производственных запасов;

расчеты с поставщиками и подрядчиками;

расчеты с покупателями и заказчиками;

расчеты с бюджетом по налогам и сборам;

учет производственных затрат или издержек обращения (в торго­вых организациях).

В случае, когда объем работ на перечисленных участках является зна­чительным, вместо одного рабочего места создается группа, в которой заняты от двух и более работников.

Структуру бухгалтерской службы можно представить в виде следую­щей схемы (рис. 7.1):

	Главный бухгалтер
Кассир	Группа расчетов по оплате труда	Материальная группа	Группа расчетов		Группа производства
Подгруппа расчетов с покупателями и заказчиками		Подгруппа расчетов с поставщиками и подрядчиками		Подгруппа расчетов с бюджетом

Рис.7.1. Структура бухгалтерской службы

Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место (или группу), бухгалтер, который будет заниматься исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для проведения с наличной валютой обособленная касса создаваться не может — все операции с наличными деньгами (независимо от валюты расчетов) должны производиться в одной кассе.

В некоторых крупных организациях (например, в торговых холдин­гах) в штат бухгалтерии вводится должность бухгалтера-ревизора, который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Если объем ревизион­ной работы значителен, то создается соответствующая группа. В этом слу­чае взаимодействие бухгалтеров-ревизоров с главным бухгалтером осуществ­ляется через руководителя группы.

Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может рабо­тать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточной отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и утвержде­ние внутреннего распорядительного документа, в котором определяются объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или группе бухгалтерских работников.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии мо­жет вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и груп­пами. Непосредственное руководство кассиром и бухгалтером-ревизором заместитель главного бухгалтера может осуществлять только в периоды отсутствия главного бухгалтера (т. е. в момент официального исполнения обязанности главного бухгалтера, когда он несет ответственность за приня­тые решения в соответствии с действующим законодательством).

Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определенных Законом «О бухгалтерском учете». Исходя из этих задач, можно выделить следующие основные функ­ции бухгалтерской службы организации:

ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями дей­ствующего законодательства Российской Федерации и других норматив­ных правовых актов в целях формирования полной и достоверной инфор­мации о деятельности организации и ее имущественном положении, необ­ходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;

организация документооборота и обмена данными бухгалтерского

 

учета и бухгалтерской отчетности с целью обеспечения информацией, не­

 

обходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетно­сти для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации

 

при осуществлении организацией хозяйственных операций и их це­лесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, ис­пользованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответ­ствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; для осуществ­ления предварительного контроля за соответствием заключаемых догово­ров действующему законодательству, последующего контроля за правиль­ностью оформления хозяйственных операций и первичных бухгалтерских

 

документов с целью предотвращения отрицательных результатов хозяй­ственной деятельности организации;

оперативный и систематический анализ данных, бухгалтерского

 

учета и бухгалтерской отчетности с целью выявления внутрихозяйствен­ных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Кроме того, в обязанности бухгалтерских служб входит:

-              контроль за правильным и экономным расходованием денежных

 

средств, материальных и трудовых ресурсов;

обеспечение сохранности денежных средств в процессе их полу­чения, хранения и использования;

контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хра­нения и эксплуатации;

формирование рациональной схемы документооборота со структур­ными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс;

начисление и выплата в установленные сроки оплаты труда ра­ботникам, проведение расчетов с работниками по иным основаниям;

своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе

 

осуществления предпринимательской деятельности;

своевременное проведение расчетов с налоговыми органами;

участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых

 

обязательств, своевременное и правильное определение результатов ин­вентаризации и отражение их в учете;

проведение инструктажа материально-ответственных лиц по воп­росам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном

 

хранении;

-              широкое применение современных средств автоматизации при

 

выполнении учетно-вычислительных работ;

—           составление и представление в установленном порядке и в пре­дусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности;

ведение массива нормативных и других документов по вопросам

 

учета и отчетности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;

хранение документов (первичных учетных документов, регистров

 

бухгалтерского учета, отчетности и расчетов к ним и т. п. как на бумажных,

 

так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами

 

организации государственного архивного дела.