1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) –

понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии

подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский

язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и

доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим:

«Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом

словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая

какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит:

«Документ – это текст или изображение, имеющее информационное

значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет

выделить три основных формулировки:

• «документ» - материальный объект,

• «документ» - носитель информации,

• «документ» - документированная информация.

С позиций документационного обеспечения управления (ДОУ)

наиболее общим считается обозначение документа, как материального

объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи

или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве

в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об

обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее

время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не

материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные

изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания

регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это

подчеркнуто и в современном определении термина документ, данном в

Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите

информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. Документ – это зафиксированная на

материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать

В современном обществе документы выполняют очень важные

функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная,

правовая, управленческая, функция учета, функция исторического

источника. В управленческой функции документы выступают как средство

управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы,

созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и

сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором

различных сторон деятельности организации или учреждения.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий

(см. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения»), таких как:

• Официальный документ – документ, созданный юридическим или

физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном

порядке;

• Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного

документа, расположенных в определенной последовательности;

• Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора

официального письменного документа;

• Дело – совокупность документов или документ, относящихся к

одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную

обложку;

• Формирование дела – группирование исполненных документов в дело

в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри

дела;

• Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований

дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,

оформленный в установленном порядке;

• Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами;

• Документооборот – движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В сферу ДОУ включаются следующие виды работ с документами:

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее

отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между

структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения,

ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением

их сохранности;

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с

которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно-

методические материалы государственных органов власти и управления, в

том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты,

инструктивные и информационные письма, методические указания,

требования к статистической отчетности и др.);

• организационно - распорядительная документация;

• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель

явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по

оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

• деловая переписка;

• финансовая документация.