6.1 Первичные учетные документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная

деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью

применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация – основной способ

бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. До-

кумент – это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридиче-

скую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгал-

терских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также

возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показа-

телей):

− наименование документа;

− дата;

− наименование организации, от имени которой составлен документ;

− содержание операции;

− количественные и стоимостные измерители;

− фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;

− личные подписи этих лиц и их расшифровки;

− печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей

длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные до-

кументы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с ино-

странным капиталом (по требованию иностранного партнера) – также и на иностранном языке, но обя-

зательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент со-

вершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и под-

писал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность

данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

− первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные лис-

ты и т.д.);

− учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т.д.);

− отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них

переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских

счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский

учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельно-

сти предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправда-

тельные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

− организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают

проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

− оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.д.) отражают факт совершения

операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд

документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые

ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в

учетные регистры;

− документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядитель-

ных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами яв-

ляются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

− комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправда-

тельных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей со-

держит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выда-

чи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколь-

ких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалте-

рию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассо-

вые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц)

для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере соверше-

ния. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К на-

копительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и

т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Напри-

мер, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном

виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и

сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. На-

пример, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их при-

менение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского

оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и нако-

пительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции

документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расче-

тов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, из-

расходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения пред-

приятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по

счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных

расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при по-

мощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют ин-

формацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы

подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным эта-

пом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов

по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесо-

образность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгал-

терского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству

и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных

и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких

первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о

незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществле-

нии отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к

исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возла-

гается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгал-

терский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления за-

работной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательно-

му гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, ме-

сяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, ко-

торый предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при

составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально

ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции

был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции

и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правиль-

ности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется пу-

тем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметиче-

ские подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в опре-

делении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйст-

венные операции.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандарти-

зация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащей-

ся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершен-

ствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хо-

зяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие

и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и

предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собствен-

ности и различными отраслевыми особенностями.

Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах»

возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбо-

мов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также

обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях не-

зависимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ,

унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден По-

становлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к

учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласова-

нию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории

РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено

соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических

лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых опе-

раций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение от-

дельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть

оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что

позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.