6.1 Первичные учетные документы
Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная
деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью
применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация – основной способ
бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. До-
кумент – это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридиче-
скую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгал-
терских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также
возможность их контроля.
Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показа-
телей):
− наименование документа;
− дата;
− наименование организации, от имени которой составлен документ;
− содержание операции;
− количественные и стоимостные измерители;
− фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;
− личные подписи этих лиц и их расшифровки;
− печати организации, штампы.
Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей
длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные до-
кументы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с ино-
странным капиталом (по требованию иностранного партнера) – также и на иностранном языке, но обя-
зательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент со-
вершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и под-
писал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность
данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.
В составе документов различают:
− первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные лис-
ты и т.д.);
− учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т.д.);
− отчетность (баланс и приложения к нему).
Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них
переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских
счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.
Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский
учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельно-
сти предприятия.
По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправда-
тельные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.
− организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают
проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;
− оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.д.) отражают факт совершения
операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд
документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые
ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в
учетные регистры;
− документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядитель-
ных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами яв-
ляются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.
− комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправда-
тельных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей со-
держит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выда-
чи и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколь-
ких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалте-
рию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассо-
вые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц)
для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере соверше-
ния. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К на-
копительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и
т.д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Напри-
мер, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном
виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку составления документы бывают первичными и
сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. На-
пример, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т.д.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их при-
менение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского
оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и нако-
пительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции
документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расче-
тов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, из-
расходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения пред-
приятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по
счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных
расходов и их оправдательных документов.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при по-
мощи вычислительной техники.
Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.
Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют ин-
формацию о производственных операциях в момент их совершения.
Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы
подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным эта-
пом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов
по существу, по форме, арифметически.
При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесо-
образность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгал-
терского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству
и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных
и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких
первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о
незаконности конкретной хозяйственной операции.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществле-
нии отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к
исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возла-
гается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгал-
терский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления за-
работной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательно-
му гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, ме-
сяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, ко-
торый предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при
составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально
ответственные лица, а не работники бухгалтерии.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции
был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции
и все реквизиты отражены.
После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правиль-
ности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется пу-
тем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметиче-
ские подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в опре-
делении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйст-
венные операции.
Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандарти-
зация.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащей-
ся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершен-
ствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хо-
зяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие
и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.
Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и
предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собствен-
ности и различными отраслевыми особенностями.
Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах»
возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбо-
мов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также
обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях не-
зависимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ,
унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден По-
становлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н.
В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к
учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласова-
нию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.
Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории
РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено
соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических
лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых опе-
раций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение от-
дельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть
оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что
позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.