6.2 Организация документооборота

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в

архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление гра-

фика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствую-

щим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой

организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учи-

тывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь

движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по

инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается

соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документообо-

рота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся

правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распо-

ряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформлен-

ные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением пра-

вил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для

чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указа-

нием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правиль-

ностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных опе-

раций на счетах бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функ-

ции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтер-

ского учета.