9.2 Формы бухгалтерского учета

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 

Форма учета определяется структурой учетных регистров, способом записи в них, последователь-

ностью связи между документами и регистрами.

Форма бухгалтерского учета – определенная организация формирования информационной систе-

мы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хроноло-

гической и систематической записей, синтетического и аналитического учета для целей текущего кон-

троля за фактами хозяйственной жизни (экономических событий) и составления отчетности.

Форма бухгалтерского учета – строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последова-

тельность и способы учетной регистрации. Под формой бухгалтерского учета понимается определенная

система использования учетных регистров, обуславливающая последовательность и способы учетных

записей. Формы постоянно совершенствуются по мере развития техники учета.

Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:

• виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

• последовательность и способы записи в них;

• применение средств вычислительной техники.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

• назначение, содержание, внешний вид и количество применяемых учетных регистров;

• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического

учета;

• последовательность и способы записей в учетные регистры;

• степень компьютеризации (использования средств механизации и автоматизации) в учете.

В современном бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемо-

риально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная (диалоговая) и упрощенная.

Мемориально-ордерная форма, бухгалтерского учета – одна из форм бухгалтерского учета, возник-

шая в 1928 – 1930 гг. В случае применения мемориально-ордерной формы учета хронологическая и сис-

тематическая записи ведутся отдельно. При этом учетный процесс осуществляется следующим образом:

мемориальные ордера, составляемые на основании первичных документов, оформляемые бухгалтерские

проводки регистрируются в специальном журнале (хронологический учет); на их основе ведется Глав-

ная книга (систематическая запись). Документы, приложенные к мемориальным ордерам, служат осно-

ванием для записей в регистрах аналитического учета.

В конце месяца составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета и оборотные ве-

домости по счетам аналитического учета и производят их взаимную сверку. При этом сопоставляют

итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам с данными соответствующих синтетических

счетов. Итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, а также итог регистрационного

журнала должны быть равны между собой.

Регистрационный журнал – учетный регистр, применяемый при мемориально-ордерной форме

учета для регистрации мемориальных ордеров. Он является регистром хронологической записи. В нем

записывается дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится итог за-

регистрированных сумм по всем мемориальным ордерам. Итог по журналу должен равняться сумме

всех дебетовых оборотов и сумме кредитовых оборотов за месяц по всем счетам синтетического учета.

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (синтетический регистр сис-

тематического учета). Главная книга содержит на отдельных листах только синтетические счета, здесь

отражаются только обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится. Записи в Главную книгу

фиксируются на основании мемориальных ордеров и приложенных к ним оправдательных документов,

данные ее сверяются с данными регистров аналитического учета.

Записи проводятся по шахматному принципу с указанием корреспонденции счетов.

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам

или шахматная оборотная ведомость. Для контроля итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются

с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

Форма счетов Главной книги, называемая контрольно-шахматной ведомостью, строится с

разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету.

На счетах Главной книги фиксируются только текущие обороты за отчетный период, поэтому

по этим данным составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (одновремен-

но производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций: итог обо-

ротов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В оборот-

ной ведомости рассчитываются остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым со-

ставляется соответствующий баланс.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

• громоздкость и трудоемкость учета (многократное дублирование записей: в регистрационном

журнале, мемориальном ордере, синтетических и аналитических регистрах);

• отставание аналитического учета от синтетического;

• отсутствие в формах регистров аналитического учета показателей, требующихся для контроля,

составления отчетности и анализа деятельности.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. При использовании журнально-ордерной формы

данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных

ведомостях.

Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период на от-

дельный синтетический счет или на группу их. Записи в журналы-ордера производят на основании пер-

вичных документов в хронологическом порядке либо со вспомогательных ведомостей. После подведе-

ния итогов по журналу-ордеру его кредитовый оборот переносится в Главную книгу по соответствую-

щему счету, куда также записываются обороты по дебету его, но из других журналов-ордеров.

Основой для использования другой формы является принцип применения накопительных регистров

(накапливания данных), которые обеспечивают синтетический и аналитический учет средств и хозяйст-

венных операций. Накопительные учетные записи производятся в разрезе корреспондирующих счетов,

что исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Обычно в одном регистре совме-

щаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического

учета ведутся как исключение по некоторым объектам.

Регистрами бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме являются два вида бухгалтерских

регистров: журналы-ордера, вспомогательные (накопительные) ведомости; кроме этого, также приме-

няются разработочные таблицы, Главная книга.

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свобод-

ных листах специального разграфления. Записи в журналах-ордерах производятся либо по мере

поступления документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции.

Они открываются на каждый синтетический счет или группу взаимосвязанных счетов и имеют

постоянный номер.

Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких

однородных счетов.

По содержанию и форме их можно подразделить на три группы:

• журналы-ордера, в которых регистрируются кредитные обороты по счету, и вспомогательные

ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств;

• журналы-ордера, используемые для учета операций по счетам расчетов с подотчетными лицами,

поставщиками и подрядчиками. Используется линейный способ (дебетовые и кредитовые обороты раз-

мещаются по одной строке). Так, например, отражается задолженность организации поставщику и по

мере оплаты производится запись о ее погашении – все по этой строке;

• журналы-ордера для учета затрат на производство; в них записи производятся в шахматном по-

рядке. При этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали, а кредитуемые – по вертикали журнала-

ордера.

Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где открываются все счета синтетическо-

го учета, применяемые на данном предприятии. Записи делаются по мере поступления документов или

итогами за месяц из журналов-ордеров. В Главной книге по каждому счету кредитовый оборот отража-

ется одной суммой, а дебетовый – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. В книге обобщаются

данные текущего учета и взаимно сверяются записи по отдельным счетам; на основании нее составляет-

ся бухгалтерский баланс.

Вспомогательная ведомость – учетный регистр, предназначенный для систематизации (накаплива-

ния) данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по

счетам учета.

Вспомогательная (накопительная) ведомость улучшает и упрощает учет, сокращает количество

учетных записей.

Основные особенности журнально-ордерной формы учета:

• использование для учета финансово-хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в кото-

рых производится только по кредитовому признаку;

• совмещение и объединение в журналах-ордерах хронологической записи, синтетического и ана-

литического учета;

• облегчение и ускорение составления отчетности;

• улучшение организации и разделение труда учетных работников;

• уменьшение объема учетной работы, что достигается широким применением накопительных ве-

домостей, устранением дублирующих записей, совмещением в одном регистре хронологической записи,

синтетического и аналитического учета, упразднением мемориальных ордеров, а также оборотных ве-

домостей, которые применяются как исключение;

• группировка документов по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям;

• ускорение учетной регистрации и ликвидации отставания аналитического учета от синтетическо-

го.

Автоматизированная форм бухгалтерского учета. Таблично-автоматизированная форма учета ве-

дется с использованием компьютерной техники. С помощью специальных программ данные первичных

документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере, в результате чего пользова-

тель получает информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитическо-

го учета. Использование электронно-вычислительных машин позволяет автоматизировать процесс из-

мерения и регистрации хозяйственных операций.

Процесс подготовки и решения задач бухгалтерского учета на ЭВМ:

• разработка алгоритма (порядка) решения поставленной задачи;

• программирование решения задачи;

• подготовка исходных данных и программы; ввод исходных данных и программы в оперативное

запоминающее устройство (ОЗУ) ЭВМ;

• отладка программы непосредственно на машине;

• решение задачи на машине и обработка результатов.

При автоматизированной форме технологический процесс делится на четыре этапа:

• начальным этапом учетного процесса являются сбор, регистрация и передача первичных данных

для обработки на ЭВМ;

• второй этап – формирование массивов учетных данных на носителях (магнитных, оптических):

массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный период; классификаторов хозяйственных опера-

ций, бухгалтерских записей и рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая

структура итогов;

• третий этап – процессы обработки (и контроля за ней) информации, записанной в массивах

учетных данных, и нормативно-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и анали-

тического учета;

• заключительный этап – получение результатов за отчетный период по требованию пользователя

в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерским счетам или

отображения на экране дисплея требуемой информации.

Упрощенная форма бухгалтерского учета. При упрощенной (простой) форме бухгалтерского учета,

используемой на небольших предприятиях, применяется Книга учета хозяйственных операций (фактов

хозяйственной деятельности), в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием но-

мера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета.

Книга по форме К-1 является:

• регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить

наличие имущества и денежных средств, а также их источников у предприятия на определенную дату и

составить бухгалтерскую отчетность;

• комбинированным регистром, который содержит все применяемые бухгалтерские счета и позво-

ляет вести учет операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обос-

нования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Книга (журнал) учета хозяйственных операций открывается записями сумм остатков на нача-

ло года (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных

средств, по которым они имеются.

Затем в графе «Содержание операции» записывается месяц и в хронологической последовательно-

сти позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйствен-

ные операции этого месяца. При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по гра-

фе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов

учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.

По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех сче-

тов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе

«Сумма». После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бух-

галтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число следующего ме-

сяца.

Упрощенная форма учета может вестись двумя способами:

• без использования учетных регистров для субъектов малого предприятия (простая форма);

• с использованием соответствующих учетных регистров.

Простая форма применяется в случае, когда у предприятия нет основных средств, расчеты с контр-

агентами ведутся сразу (отсутствуют задолженности на конец периода), отсутствуют переходящие ос-

татки (например, нет незавершенного производства).

Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности (форма К-1) для учета расчетов по

оплате труда с работниками (а также по налогу на доходы физических лиц и т.п.) надо вести также ве-

домость учета заработной платы по утвержденной форме (форма В-8). Кроме того, ведется кассовая

книга, лицевые счета и т.п.

Форма с использованием регистров малого предприятия применяется организациями, у которых

есть собственные основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также ведущими рас-

четы с последующей или предварительной оплатой.

При этом в учете используются лишь несколько бухгалтерских счетов, объединяющих отдельные

группы счетов.

Применяются в качестве учетных регистров для учета имущества и источников его образования

ведомости, которые составляются для учета операций по одной группе используемых бухгалтерских

счетов на основании первичных документов: В-1 – В-8, также применяется для обобщения данных ве-

домостей и проверки шахматная ведомость (форма В-9).

Сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновременно: в одной – по дебету сче-

та с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой – по кредиту

корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях в

графе «Содержание операции» делается запись на основании форм первичной учетной документации о

сути совершенной операции.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первич-

ных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отра-

женных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме В-9, с использованием которой

составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса

предприятия.